Uprzejme przypomnienie o płatności – jak powinno wyglądać?
Opóźnienia w płatnościach od klientów to problem, który dotyka zarówno freelancerów, małe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa. Skutecznym sposobem upomnienia się o należność jest wysyłanie przypomnień o płatnościach.
Przypomnienie o niezapłaconej fakturze
Jeśli przeterminowana faktura dotyczy klienta, z którym współpracujesz od dłuższego czasu i który zawsze opłacał faktury w terminie, to upominanie się o płatność może być dla Ciebie niekomfortowe – wiele osób obawia się tego, że klient takie przypomnienie potraktuje jako brak zrozumienia i zniechęci się do dalszej współpracy. Takie sytuacje występują najczęściej wśród freelancerów i w małych firmach, które z klientami budują bliskie relacje. Obawy nie mają w tym przypadku podstaw, ponieważ termin na fakturze jest zobowiązujący i klient jest zobowiązany do jego przestrzegania. Jeśli miałaby pojawić się wyjątkowa sytuacja powodująca kilkudniowe opóźnienie w dokonaniu płatności, to Twój klient powinien sam poinformować Cię o zaistniałym problemie. W przypadku braku informacji z jego strony – upominanie się jest jak najbardziej na miejscu.
Problemem może być jednak ton takiego przypomnienia. Jeśli po jednodniowym opóźnieniu w płatności użyjesz nieuprzejmego języka i zagrozisz klientowi windykacją, podczas gdy po prostu przeoczył Twoją fakturę, to z dużym prawdopodobieństwem zostaniesz odebrany negatywnie.
Prośba o uregulowanie płatności – wzór
Jak w takim razie nie zdenerwować kontrahenta? Wystarczy, że przypomnienia sformułujesz w odpowiedni sposób i wyślesz z odpowiednią częstotliwością. Przede wszystkim – nie należy traktować ich jako pism o charakterze windykacyjnym. Taka informacja nie powinna być zbyt formalna, nie należy też wspominać o konsekwencjach braku płatności – w końcu to przypomnienie, a nie ostrzeżenie! Dobrym rozwiązaniem jest wysyłanie przypomnień do klientów tuż przed terminem płatności. Po pierwsze, w ten sposób faktycznie przypomnisz o płatności klientom, którzy przeoczyli fakturę i wyeliminujesz możliwość pojawienia się opóźnienia w płatności. Po drugie, dasz znać klientom, że system przypomnień to u Ciebie standardowa procedura i nie powinno dziwić ich przypomnienie, które pojawi się również po powstaniu zaległości. W ten sposób pokazujesz kontrahentom, że skrupulatnie kontrolujesz finanse firmy, nie umknie Ci żadna zaległość i należy traktować Cię jako poważnego partnera biznesowego – zgodnie z obowiązującą umową.
Przypomnienia przed zbliżającym się terminem płatności, a także te, które wyślesz kilka dni po jego upłynięciu, mają na celu upewnienie się, czy klient wie o konieczności zapłaty. Często zdarza się tak, że mail z fakturą nie zostanie zauważony wśród innych wiadomości, trafi do nieodpowiedniego folderu lub klient jest na urlopie bez dostępu do komputera. Dopiero w kolejnych krokach, gdy zyskasz już pewność, że opóźnienie w płatności jest celowe, możesz stopniowo informować o kolejnych krokach mających na celu wyegzekwowanie płatności.
Przypomnienie o zbliżającej się płatności może wyglądać w następujący sposób:
| Dzień dobry,
przypominamy, że 15.05.2022 mija termin płatności za FV/2022/01/40. Pozdrawiamy, |
Nawet jeśli nie korzystasz z rozwiązania automatycznie obsługującego należności, to dobrym rozwiązaniem jest dodanie do wiadomości dopisku informującego o tym, że wiadomość została wygenerowana automatycznie przez system. W ten sposób zdejmujesz z siebie odpowiedzialność – przypomnienia wysyłają się automatycznie przed terminem płatności i po powstaniu zaległości, a więc klient nie może mieć o to do Ciebie pretensji.
Niestety, w wielu przypadkach przypomnienia przed i po terminie płatności mogą okazać się nieskuteczne. W tej sytuacji warto wysyłać kolejne wiadomości i stopniowo wprowadzać do nich informacje o krokach, które zamierzasz podjąć w związku z chęcią otrzymania zapłaty.
Kolejne przypomnienia mogą wyglądać w następujący sposób:
- Dwa dni po terminie płatności: informacja, że termin płatności minął, a faktura pozostała nieopłacona.
- Po tygodniu od poprzedniego wezwania: prośba o kontakt celem ustalenia terminu zapłaty. Należy poinformować kontrahenta, że w przypadku braku reakcji (braku zapłaty lub kontaktu) może zostać wystawiona nota księgowa.
- Po kolejnym tygodniu: przypomnienie wraz z informacją o wystawionej nocie księgowej na 40, 70 lub 100 euro zgodnie z art. 10 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. Utworzysz ją bezpłatnie za pomocą naszego generatora. Poinformuj też klienta o tym, że w przypadku dalszego braku reakcji, informacja o zaległościach może zostać przekazana do Biura Informacji Gospodarczej (BIG).
- Wezwanie do zapłaty wystosowane przez Biuro Informacji Gospodarczej wysłane listem poleconym oraz mailem.
- Po miesiącu od wezwania przez BIG, wprowadzenie zaległości do rejestru długów i poinformowanie o tym klienta za pośrednictwem BIG.
Regularny system przypominania o płatnościach i zaległościach przyzwyczaja klientów do terminowych płatności oraz pozwala skrócić opóźnienia do akceptowalnego dla nas czasu. Niestety, wymaga systematyczności i poświęcenia temu procesowi odpowiedniej ilości czasu, dlatego warto zadbać o jego automatyzację. Flobo nie tylko monitoruje płatności i wysyła przypomnienia, ale też automatycznie generuje noty księgowe, przekazuje sprawy do BIG i e-sądu. Do sprawdzania płatności wpływających na konto, narzędzie korzysta z integracji z bankowym rachunkiem za pośrednictwem systemu mass collect, dzięki czemu jest to rozwiązanie bezobsługowe.
Źródło tekstu: https://flobo.io/opoznienia-w-platnosciach/uprzejme-przypomnienie-o-platnosci-jak-powinno-wygladac/